Barra MultiFunzione Access2007

Oggi parliamo della barra multifunzione di Office2007 e in particolare di Access2007.

La barra multifunzione consente di individuare rapidamente i comandi necessari per completare le singole attività.

I comandi sono organizzati in gruppi logici, a loro volta raccolti in schede. Cliccando su ogni linguetta ci appaiono tutti i comandi correlati a quell’attività, se ad esempio andiamo sulla barra multifunzione di access e ci posizioniamo su “Crea” allora ci compariranno tutto ciò che possiamo andare a creare, ovvero, le Tabelle, le Maschere e altro ancora.

La barra multifunzione è presente nei seguenti:

· Office Access 2007

· Office Excel 2007

· Office PowerPoint 2007

· Office Word 2007

· Office Outlook 2007 (in elementi aperti quali Posta elettronica, Contatti e Appuntamenti)

Le schede comandi principali di Office Access 2007 sono Home, Crea, Dati esterni e Strumenti database.

1. Le schede sono progettate in modo da essere orientate ad attività.
2. I gruppi all'interno di ogni scheda consentono di suddividere un'attività in sottoattività.
3. I pulsanti di comando all'interno di ogni gruppo consentono di eseguire un comando o di visualizzare un menu di comandi.

Schede visualizzate solo quando necessario

Oltre all'insieme delle schede standard, disponibili sulla barra multifunzione ogni volta che si avvia Office Access 2007, esistono altri due tipi di schede che vengono visualizzate nell'interfaccia solo quando si esegue un determinato tipo di attività.

Strumenti contestuali Gli strumenti contestuali consentono di lavorare con un oggetto che viene selezionato nella pagina, ad esempio un controllo di maschera. Quando si fa clic sull'oggetto l'insieme pertinente di schede contestuali viene visualizzato in un colore più evidente accanto alle schede standard.

1. Selezionare un elemento nel documento.

2. Il nome degli strumenti contestuali applicabili è visualizzato in un colore più evidente e le schede contestuali vengono visualizzate accanto all'insieme delle schede standard.

3. Le schede contestuali contengono controlli che consentono di lavorare con l'elemento selezionato.

Pulsante Microsoft Office

Questo pulsante, situato nell'angolo in alto a sinistra della finestra di Access, consente di aprire il menu visualizzato.

Barra di accesso rapido

Per impostazione predefinita la barra di accesso rapido si trova nella parte superiore della finestra di Access e consente di accedere rapidamente agli strumenti utilizzati più di frequente. Può essere personalizzata con l'aggiunta di comandi.

Fasi del Sistema Informativo

Ciao caro lettore e grazie di dedicare un po’ del tuo prezioso e importantissimo tempo alla lettura di questo blog sperando di appagare la tua sete d’informazione.

Oggi ti voglio parlare del Sistema Informativo (SI) all’interno dell’azienda.

Un SI ha il compito di trattare i dati nel seguente modo:

• Raccoglierli;
• Archiviarli;
• Elaborarli;
• Distribuirli.

Mi spiego meglio: un Sistema Informativo è un insieme d’informazioni che l’azienda tratta e ha il compito di gestirle al meglio in modo tale da essere utilizzate dagli utenti dell’azienda stessa o, in determinate eccezioni, per essere fornite anche all’esterno. Se per esempio andiamo a considerare un’azienda di progettazione e manutenzione d’immobili, il nostro SI ha il compito di raccogliere tutti i dati che circolano all’interno dell’azienda, quindi tutti i progetti, le ore lavorate di ogni singolo progettista ai singoli progetti, tutte le documentazioni amministrative, quali le fatturazioni e quindi tutti i dati dei clienti e/o fornitori (nome, cognome, ragione sociale, partita iva, codice fiscale ecc.), tutti i pagamenti effettuati, il budget previsionale delle spese annuali, insomma proprio tutte quante le informazioni circolanti all’interno dell’azienda. Capito bene che un progetto e realizzazione di un SI del genere è notevolmente complesso e complicato, quello che bisogna fare in questo caso è spezzettare il più possibile le singole operazioni svolte nell’azienda e analizzarle, quindi ponendoti le giuste domande otterrai le giuste risposte e di conseguenza potrai andare a sviluppare al meglio il SI.

Qui di seguito ti metto a disposizione una mappa mentale dove ci sono elencate le singole “Fasi del Sistema Informativo”

Si parte dalla “nascita dell’esigenza” e di conseguenza quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere (rispondente alla domanda “Cosa?”); poi si passa allo “studio di fattibilità”, quindi come vogliamo raggiungere questo obiettivo passando alla fase di analisi, cioè, facendo attenzione a quello che si ha all’interno dell’azienda in termini di tecnologia utilizzabile e quella da acquisire esternamente; una volta scoperto l’obiettivo e il come si vuole perseguirlo, ovvero quali sono le caratteristiche che deve avere il nostro Sistema Informativo; si passa alla progettazione dello stesso, determinando i tempi di realizzazione, le spese previste per realizzarlo e quindi ottimizzando il tutto in modo tale che l’azienda abbia i migliori vantaggi economici e qualitativi possibili; finita la progettazione, quindi tutti i dati che si vogliono acquisire, le tecnologie da utilizzare e le applicazioni software da implementare o acquistare esternamente, perché alcune volte è più conveniente dare in gestione un SI esternamente all’azienda con delle società che fanno questo di mestiere, anche se personalmente trovo più corretto gestire le informazioni internamente all’azienda, si passa alla realizzazione dei “codici di programmazione*” e al “popolamento dei dati” iniziali che serviranno al funzionamento del nostro SI per poi passare alla fase di collaudo, ovvero di capire se ciò che si è realizzato coincide con quanto era stato progettato e se questo rispetta le volontà dell’azienda stessa. Finite tutte le fasi menzionate sopra si passa alla messa in funzione, ovvero si installa il SI nelle macchine (PC, server e quant’altro necessario) e si organizzano dei corsi di formazione per spiegare il funzionamento e l’utilizzo del Sistema Informativo appena realizzato.

Una volta che si è terminata la fase dell’avviamento, il SI è in funzione, e quindi gli utenti veri e propri inizieranno ad utilizzarlo, (consiglio vivamente di chiedere dei feed back se si vuole un SI altamente performante e con uno standard qualitativo eccellente da questo momento in poi) ci saranno quasi sempre delle correzioni da effettuare, in quanto si può progettare al meglio un Sistema Informativo, ma capita che ci siano delle cose che non vanno come dovrebbero in quanto tali situazioni sono imprevedibili; ad esempio: un report che si spagina nella stampa, oppure un form che nel riempirlo con i dati da un ordine di tabulazione diverso ecc, il tutto dipende anche dall’utilizzo dell’utente finale e di conseguenza alcune cose (nella maggior parte dei casi) sono delle minuzie, si sottovalutano o non si trattano il che porta a delle correzioni in fasi di utilizzo del tutto normalissime. A questo punto non ci resta altro che manutenere il SI per verificare il perfetto funzionamento dello stesso con delle revisioni e/o correzioni periodiche.

Grazie e alla prox.

Osvaldo

*Esistono delle società che implementano delle parti di codici e li vendono. Quello che si può fare è acquistare delle parti di codici, assemblarli e utilizzarli al proprio vantaggio. Potrebbe essere un buon spunto per una professione nuova se sei bravo a creare dei codici di programmazione, magari crei delle classi, li pubblicizzi sul tuo sito e poi li vendi agli “Assembler Programmer”.

Struttura del DataBase

Ciao, oggi parliamo un pò della “Struttura del DataBase” ovvero una volta che abbiamo risposto alle nostre domande (viste qui) e capito qual è la fonte di dati che vogliamo realizzare, vediamo insieme quali sono le parti che compongono un database ovvero qual è la Struttura del DataBase.

Esso si compone di:

1. Tabelle
2. Query
3. Form o Maschere
4. Report

Tutti i DataBase contengono questi quattro pilastri.

Immaginate un tavolo con le quattro gambe, dove sopra ci appoggiamo il nostro piano dove andiamo a mangiare o a fare qualsiasi cosa prevista da un tavolo. Più le gambe sono robuste e più peso può reggere il nostro tavolo, vero? E la stessa cosa ci riferiamo al nostro DB e non solo, meglio è strutturato un database e più è efficiente, in termine di velocità di estrapolazione dei dati, che a volte per alcuni DB progettati male e realizzati in modo analogo, l’estrapolazione ha una complessità molto elevata…(ops altro termine nuovo…complessità…cosa significa secondo voi? :-) )

Nel dettaglio vediamo a cosa servono le parti elencate sopra, ovvero andiamo a dare un siquificato alle gambe del nostro tavolo:

• Tabelle à le tabelle sono i nostri archivi, dove materialmente andiamo a depositare i nostri dati. È bene andare a definire per ogni tabella un singolo insieme, così da relazionare meglio il nostro database.

• Query à le query, sono le interrogazioni che facciamo al nostro DB. Possono essere su una singola o più tabelle.
• Form o Maschere à le maschere o come sono chiamate in linguaggio tecnico form, sono uno strumento molto utile in quanto ci permettono di inserire, visualizzare i dati molto semplicemente e rapidamente con appunto dei modelli che ci rendono queste operazioni molto semplici da effettuare.
• Report à i report ci servono per l’estrapolazione dei dati da digitale in cartaceo in sostanza la raccolta di dati cercati in un primo momento, possiamo raggrupparlo in un formato idoneo per la stampa e quindi tale estrapolazione è chiamata appunto “report”.

Come si suol dire “anche l’occhio vuole la sua parte” e per fare ciò, in altre parole rendere il nostro DB più entusiasmante, intuitivo e quant’altro agli occhi, e non solo agli occhi ma anche per l’utilizzo, dei nostri utilizzatori (client) ci aiutano tantissimo i Form e i Report.

Nei Form possiamo creare dei veri e propri algoritmi tali da agevolare tantissimo l’utilizzo del nostro sistema ai nostri utilizzatori, ottimizzarlo per diminuire i tempi di attesa e quant’altro. Io preferisco moltissimo le maschere e mediante esse mi diverto a creare delle condizioni che agevolano tantissimo l’utente finale.

In conclusione e semplificando il più possibile possiamo dire che nella struttura del nostro database abbiamo le tabelle e le query che sono nascosti, o per lo meno dovrebbero essere tali, alla visione dei nostri utenti (client), i quali possono lavorare, semplificando di molto la loro vita mediante le maschere e i report dove i primi servono per immettere, cancellare, modificare i dati del DB e i secondi ci servono per esportarli (mediante la stampante o una visualizzazione a video).

Ciao e buon divertimento.

Osvaldo

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Termini nuovi inseriti in quest’ articolo: complessità, insieme, relazione.

• Col termine “complessità del nostro db” intendiamo indicare la difficoltà di estrapolazione dei dati inseriti nel database. Più tempo impiega il nostro db a cercare e a fornirci i dati e maggiore sarà la sua complessità. Esiste una branca dell’informatica che studia ed effettua i calcoli sulla complessità degli algoritmi con delle nomenclature specifiche al riguardo. Se volete delle informazioni più specifiche in merito, sia per vostra cultura personale o per vostre esigenze particolari, vi invito a ricercarle nel fantastico mondo della rete. In questa sede dovete capire soltanto che minor tempo impiega un db a fornirvi i dati migliore è la sua struttura, quindi strutturare un database o ancor meglio, ingegnerizzare un db, significa semplificarlo ai suoi minimi per renderlo molto efficiente ed efficace.
• Col termine “relazionare il nostro db” intendiamo il legame che esiste tra le diverse tabelle tale da semplificare molto le operazioni/obiettivi del nostro database;

© ing. Osvaldo Larosa

Regola delle 5 W

La famosa enciclopedia libera Wikipedia la descrive in questo modo…

La cosiddetta regola delle 5 W è la regola aurea dello stile giornalistico anglosassone. Le cinque W stanno per:

1. WHO («Chi»)
2. WHAT («Cosa»)
3. WHEN («Quando»)
4. WHERE («Dove»)
5. WHY («Perché»)

Sono considerate i punti irrinunciabili che devono essere presenti nella prima frase (l'attacco o lead) di ogni articolo, come risposta alle probabili domande del lettore che si accinge a leggere il pezzo.

La scelta delle particelle interrogative è arbitraria -non tutte le particelle interrogative in inglese cominciano per W. Viene enunciata in questo modo per motivi mnemonici, ma sicuramente anche eufonici (l'inclinazione dei popoli anglosassoni per questo tipo di effetti è documentata sin dalla letteratura in inglese antico, che conta svariati componimenti in poesia allitterativa).

La regola è quindi un comodo promemoria per chi, dovendo accingersi a scrivere un pezzo, è facilitato nel raccogliere le idee e/o a non scordare informazioni essenziali: ad esempio per chi deve trasmettere rapidamente informazioni (pensiamo al cronista sportivo al telefono con la redazione durante la partita), ovvero deve superare il comune blocco psicologico definito popolarmente “sindrome del foglio bianco”.

Il cronista, in generale, la utilizzerà liberamente, integrandola con altre informazioni o eliminando quelle non essenziali o irrilevanti al soggetto: ad esempio, per un resoconto di costume generalmente si risponde anche alla domanda “how” (come), descrivendo l'evento; per contro, in un articolo di cronaca nera, rispondere alla W di “why” (perché) è principalmente compito degli inquirenti, ed il cronista ne riferirà in seguito se le indagini avranno avuto successo.

L'utilità della regola è pertanto quella di aiutare a sintetizzare al massimo le informazioni importanti, all'interno di uno stile conciso ed essenziale qual è, ad esempio, quello dei “lanci di agenzia”. Per un articolo più lungo, o qualsiasi altro resoconto, possono costituire uno scheletro intorno al quale far crescere l'esposizione: non è raro per gli insegnanti di lingua consigliare ai propri studenti di partire da queste semplici informazioni per i loro scritti.

BrainStorming Radiale

Il BrainStorming consiste nel fornire una miriade di soluzioni a una o a diverse problematiche. L’obbiettivo, oltre che a trovare delle soluzioni è di divertirsi in quello che si fa, quindi anche nel trovare delle soluzioni possiamo divertirci e di conseguenza essere più attivi e risolutivi nelle varie problematiche vedendo le situazioni che ci vengono posti in diversi modi e con angolazioni diverse, così da avere una visione più ampia possibile.

In questo ci aiutano moltissimo le Mappe Mentali (Mind Maps), inventate dall’inglese Tony Buzan ed è una forma di rappresentazione grafica e appunto radiale.

Buzan ha preso spunto dalla rappresentazione grafica del nostro neurone (come si vede nella figura) in cui si parte dal centro mettendo l’obiettivo e ramificando tutte le idee che ci vengono. In questo modo possiamo sempre aggiungere delle informazioni che la nostra mente elabora senza avere delle limitazioni o ostacoli come può essere una lista.

Qui soto c’è una prima rappresentazione di come io utilizzo le mappe mentali per progettare e realizzare i miei DBMS. In questo caso specifico ti faccio notare quali sono le Tabelle che voglio realizzare nel mio database e ho esploso la situazione del Fornitore, ovvero le caratteristiche che deve avere la tabella del mio fornitore. Ora basta altrimenti sto mettendo troppa carne al fuoco e di coseguenza ti faccio venire molta confusione invece che chiarezza.

Facile Memorizzare Difficile Recuperare

L’altro giorno sono stato invitato a pranzo da un mio amico e come al solito si parlava di tutto e di più quando i nostri argomenti vanno a finire sui suoi tantissimi dvd di film, cd di musica e libri che ha nella sua grandissima libreria.
Sebbene molto ordinata, libri, dvd e cd ognuno nei propri scaffali e in ordine alfabetico, mi è sorta una domanda…
E se vuoi sapere tutti i dvd che possiedi di un determinato regista o attore, come fai a trovarli?...beh lui naturalmente è molto appassionato di cinema e quindi me li ha trovati subito e man mano che ne prendeva uno subito gli veniva in mente un altro e un altro ancora alcuni ce li aveva e altri gli mancavano.
Allora nella mia mente, mentre lui parlava, pensavo…. cosa succederebbe se qualcun altro dovesse mettere mano in questa libreria? E cosa farei io se avessi una libreria del genere e la volessi gestire al meglio? E quindi pongo anche a voi le stesse domande.
Oggi giorno scarichiamo migliaia di informazioni sotto forma di ebook, musica, filmati e quindi li mettiamo in un hard disk e siamo sempre alle solite…È facile memorizzare delle informazioni ma più difficile recuperarli! Questo è il principio dei data base (DB), loro ci aiutano a memorizzare tutte le informazioni che vogliamo rendendoci poi la vita molto facile per recuperare tutti i dati. Il più delle volte, per chi non ha tanta dimestichezza con la progettazione dei DB, il secondo compito risulta un ostacolo insormontabile e quindi ora ti darò io delle dritte per realizzare il tuo magnifico e spettacolare DB. Iniziamo insieme a realizzare un progetto e ancora insieme lo porteremo a compimento.
• Di cosa hai bisogno per iniziare?
• Quali sono gli strumenti per poter lavorare?
A questo punto ti starai dando una marea di risposte del tipo, se sei un esperto o ne sai qualcosa in più, dirai beh ho bisogno di un software che realizzi il mio DB base, tipo Oracle o MySQL, o un SQL Server o altro ancora molto molto complicato o semplice da utilizzare ma molto performante e soprattutto costoso…
Beh cancella tutto quanto, quello che hai bisogno per adesso ce l’hai ed è la tua testa, quindi prendi un foglio di carta bianco, una matita e inizia a rispondere a queste semplicissime ma molto efficaci domande (regola delle 5 W):
1. A cosa ti serve questo tuo DB?
2. Chi deve utilizzarlo?
3. Quando lo devi utilizzare?
4. Dove devi utilizzarlo?
5. Perché lo devi utilizzare?
Già proprio così, per iniziare a progettare un buon e affidabile DB hai bisogno delle domande giuste, perché solo domande giuste ti daranno le giuste risposte. La parte iniziale nel progettare un il tuo database inizia proprio da qui… carta bianca, matita (o penna o ancora meglio colori…perché proprio i colori sono molto importanti per la nostra mente? :-)), domande e soprattutto tante risposte. Cioè quello che devi fare è un BrainStorming e pensare in modo creativo e radiale…Non sai cosa significa pensare in modo radiale? :-(