L’Ufficio con Google (parte2)

Riprendiamo il discorso aperto nel mio precedente post su come gestire il proprio ufficio o semplicemente il proprio pc, utilizzando le risorse gratuite messe a disposizione da Google® .

Quando entriamo nell’area dedicata e protetta (da notare sempre di essere sotto https ovvero sotto il protocollo di internet protetto con crittografia e quindi sicuro) del sito Google® (https://docs.google.com o https://drive.google.com) ci compare immediatamente nella parte centrale, i documenti presenti (che inizialmente troverete soltanto quelli messi come esempio e che spiegano il funzionamento dell’area docs e drive) e a sinistra la seguente colonna dei comandi:

dove con il pulsante CREA possiamo creare documenti in formato Word®, Excel®, ecc.

Quindi per intenderci:
Documento = Word®;
Presentazione = Power Point®;
Foglio di lavoro = Excel®;

Mentre con “Modulo” possiamo creare dei fantastici questionari, nel caso in cui abbiamo la necessità di raccogliere dati su dei sondaggi che vogliamo fare ponendo delle semplici domande.

Ad esempio, vi piace questo software? si no … cosa ne pensate? è bello, è brutto ecc. … e potete inviarlo con quante domande si voglia a tutti coloro che volete che vi rispondano, mediante mail oppure pubblicandolo sul vostro sito e tutti i dati raccolti saranno registrati in formato di foglio di lavoro con la praticità che comporta.

Con “Disegno”, beh, è inutile sprecare altre parole, tanto si evince molto chiaramente cosa si può andare a fare, giusto?

Oggi parleremo di come si crea un “Documento”, una “Presentazione” e un “Foglio di lavoro”.

Innanzitutto vi anticipo che il loro utilizzo è molto semplice ed in sostanza non vi basta nient’altro che cliccate sul pulsante relativo a ciò che volete creare. Se ad esempio si vuole creare un foglio testuale, facciamo un semplicissimo click su “Documento” appunto e vi si aprirà un’altra pagina del vostro browser dove comparirà un foglio bianco tipo il classico di Word®.

Una volta aperto, in alto a questo foglio troverete oltre la barra di funzionamento, dove si può scegliere il carattere, la dimensione, se in grassetto ecc., anche altre funzioni come di stampa, di inserimento immagine, di inserimento link, ordine puntato ecc. ecc., insomma tutte le funzioni base che servono per redigere il vostro documento.

Ed il nome? Beh per questo o andate in “File” e quindi “Rinomina” oppure in alto a sinistra compare già un nome quando il sistema crea la pagina bianca che si chiamerà inizialmente “Documento senza titolo” e quindi cliccate direttamente su tale scritta e potrete cambiare immediatamente il nome al vostro documento.

Man mano che iniziate a scrivere il vostro testo sul foglio bianco, Google® sta salvando in automatico.

Infatti compare spesso la scritta, in alto alla pagina, “Salvataggio in corso...” questo per garantirci di non perdere niente di quanto stiamo già scrivendo.

Una volta che scriviamo il nostro documento, questo lo possiamo condividere con altre persone cliccando un semplice pulsante posizionato in alto a destra

Insomma, con questo strumento possiamo far leggere il nostri documenti, in modo da farli correggere o metterli in conoscenza, senza la necessità di inviarli interamente per email o altro.

Innumerevoli sono i suoi utilizzi, si pensi, per esempio, ad un tesista che scrive la sua tesi, mediante Documents non correrà il rischio di perdere qualcosa dato che non ha salvato, gli basterà lavorare o sotto copertura wifi o in generale internet e con qualsiasi strumento e ogni volta che ha finito un capitolo, inviare per la revisione al relatore sarà un gioco da ragazzi perché, condividendo il documento, quando il relatore apporterà le correzioni, lui avrà tutto il documento già pronto, senza dover inserire nuovamente le parti corrette.

Un altro esempio può essere fatto con un team di lavoro, in cui bisogna lavorare con persone, tempi e/o luoghi diversi.

Leggevo tempo fa una bellissima intervista, su un noto mensile, fatta a Riccardo Donadon, uno dei 12 guru dell’innovazione, chiamati dal ministro Passera per preparare un pacchetto di misure particolari per lo Sviluppo economico. Beh queste persone hanno lavorato proprio con Google® Documents in modo tale da passarsi le informazioni l’un l’altro e condividerle in tempo reale e senza avere problemi di dover installare dei software particolari ecc, infatti loro lavoravano con iPad, con PC, con Mac, smarthphone.

Questo strumento, o meglio, i software messi a disposizione da Google® sono molto affidabili e al costo prossimo a zero, visto che si deve pagare soltanto l’accesso ad internet e quindi non lavorano in locale come un comunissimo software, vengono chiamati in gergo “Web-Based” o “Web-Application”.

Come abbiamo fatto per poter lavorare con i “Documenti”, la stessa cosa possiamo fare sia per i “Fogli di calcolo” che per le “Presentazioni”.

Basta un click e poi tutto quanto è molto semplice e verrete guidati facilmente a creare i vostri lavori e successivamente possono essere condivisi con estrema facilità con quante persone vorrete.

La prossima volta, parleremo di come creare un “Modulo”, a cosa vi potrà servire, a come potrete utilizzarlo nel migliore dei modi e gestire con semplicità le informazioni raccolte.

Ciao e alla prossima!